HƯỚNG DẪN VIẾT ĐƠN XIN BỔ SUNG NHÂN SỰ NHÀ THUỐC, CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ?
Tờ trình xin bổ sung nhân sự nhà thuốc là gì?
Tờ trình xin bổ sung nhân sự nhà thuốc là văn bản hành chính nội bộ được sử dụng khi chủ nhà thuốc, quản lý nhà thuốc hoặc quản lý chuỗi nhà thuốc có nhu cầu đề xuất tuyển mới hoặc tăng cường nhân sự nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh.
Mục đích của tờ trình xin bổ sung nhân sự nhà thuốc
Tờ trình được lập nhằm:
- Trình bày rõ lý do cần bổ sung nhân sự, chẳng hạn như lượng khách hàng tăng cao, mở rộng quy mô kinh doanh, triển khai ca làm việc mới, mở thêm quầy thuốc hoặc thay thế nhân viên nghỉ việc.
- Xác định cụ thể vị trí tuyển dụng, số lượng nhân sự cần bổ sung và tiêu chuẩn chuyên môn theo yêu cầu của ngành Dược, đặc biệt đối với các vị trí trực tiếp tham gia bán lẻ thuốc.
- Đề xuất kế hoạch tuyển dụng, bao gồm thời gian tuyển, nguồn ứng viên và ngân sách dự kiến.
Việc hiểu đúng bản chất và xây dựng tờ trình xin bổ sung nhân sự theo đúng chuẩn không chỉ giúp tăng tính thuyết phục mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, đảm bảo nhà thuốc luôn có đủ nguồn lực để phục vụ khách hàng và phát triển hoạt động kinh doanh.
Mẫu tờ trình bổ sung nhân sự cho nhà thuốc
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Doanh nghiệp 2020, hiện nay không có quy định cụ thể về mẫu tờ trình xin bổ sung nhân sự vào nhà thuốc. Tuy nhiên, trong thực tế vận hành, các nhà thuốc, quầy thuốc hoặc chuỗi dược phẩm đều cần một văn bản rõ ràng để đề xuất bổ sung nhân lực.
Một tờ trình xin bổ sung nhân sự nhà thuốc thường có cấu trúc gồm những phần cơ bản sau:
* Tiêu đề văn bản
Ghi rõ: “TỜ TRÌNH BỔ SUNG NHÂN SỰ NHÀ THUỐC [Tên cơ sở]” hoặc “ĐỀ XUẤT TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHO NHÀ THUỐC”. Tiêu đề cần nổi bật, viết in hoa, căn giữa để tạo tính trang trọng.
* Thông tin người lập tờ trình
Cần ghi rõ họ tên, chức danh, số điện thoại, email liên hệ của Quản lý nhà thuốc, Trưởng quầy hoặc Trưởng bộ phận nhân sự.
* Người hoặc đơn vị phê duyệt
Nếu chỉ thay đổi nhân viên phụ việc, không có chứng chỉ hành nghề, chỉ hỗ trợ nhân sự chính thì thông báo với Chủ cơ sở, nếu nhà thuốc thuộc chuỗi thì người phê duyệt là Ban Giám đốc hoặc Giám đốc nhân sự.
Trong trường hợp thay đổi liên quan đến người có Chứng chỉ hành nghề dược như dược sĩ phụ trách chuyên môn, dược sĩ bán lẻ có CCHN, nhà thuốc bắt buộc phải thông báo cho Sở Y tế trong thời hạn 30 ngày.
* Lý do đề xuất: Lý do đưa ra cần rõ ràng, chi tiết để tăng khả năng phê duyệt.
* Số lượng và vị trí đề xuất: Liệt kê vị trí cần tuyển và số lượng cụ thể, ví dụ: Dược sĩ bán lẻ – 01 người. Nếu cần tuyển nhiều vị trí trong 1 thời điểm thì có thể trình bày dạng bảng để dễ theo dõi.
* Yêu cầu chuyên môn
Trình bày yêu cầu chi tiết, bắt buộc theo từng vị trí như bằng cấp, Chứng chỉ hành nghề, kinh nghiệm làm việc tối thiểu tại vị trí cần tuyển là bao lâu. Nêu thêm các kỹ năng mềm như giao tiếp, tư vấn, trung thực, tuân thủ quy trình làm việc tại nhà thuốc.
* Thời gian cần tuyển: Xác định rõ thời gian nhân sự mới nhận việc vào ngày dự kiến nào.
Hồ sơ nhân viên nhà thuốc
Khi tờ trình được phê duyệt, tiếp theo cần hoàn thiện hồ sơ nhân viên theo yêu cầu pháp lý và thực hành tốt:
- Tờ khai thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, liên hệ, CMND/CCCD (số, ngày cấp), quê quán.
- Bằng cấp/chứng chỉ chuyên môn Dược:
- Người phụ trách chuyên môn: Tối thiểu Trung cấp Dược + Chứng chỉ hành nghề Dược.
- Người bán lẻ thuốc: Có văn bằng chuyên môn Dược từ sơ cấp trở lên.
- Nhân sự giao nhận/bảo quản/chất lượng: bằng cấp và thời gian thực hành phù hợp công việc.
- Chứng chỉ hành nghề Dược(nếu vị trí yêu cầu).
- Hợp đồng lao độnggiữa nhà thuốc và nhân viên.
- BHXH, BHYTtheo luật định.
- Giấy khám sức khỏecòn hiệu lực.
- Minh chứng đào tạo GPP: Đào tạo ban đầu và đào tạo liên tục theo chuẩn thực hành tốt bán lẻ thuốc GPP.
Khi thay đổi người có Chứng chỉ hành nghề dược đang hành nghề tại cơ sở, nhà thuốc phải thông báo Sở Y tế trong 30 ngày theo Mẫu số 06. Sở Y tế sẽ công khai danh sách trên cổng thông tin trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận danh sách. Nhân sự phụ việc không có chứng chỉ, không trực tiếp tham gia hành nghề thì không phải thông báo.
Những lưu ý khi xin bổ sung nhân sự nhà thuốc
Việc bổ sung nhân sự cho nhà thuốc là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành và chất lượng dịch vụ của nhà thuốc. Vì vậy, trước khi lập tờ trình, người quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng các trường hợp nên và không nên bổ sung nhân lực.
* Khối lượng công việc tăng rõ rệt
Số đơn thuốc mỗi ngày tăng cao trong khi thời gian chờ của khách hàng kéo dài và nhận được phản hồi chất lượng phục vụ chưa tốt từ khách. Hoặc nhân sự hiện tại phải làm việc với cường độ cao liên tục, dễ dẫn đến sai sót khi bán thuốc hoặc tư vấn.
* Phát sinh nhiệm vụ mới
Nhà thuốc mở thêm ca tối, ca đêm hoặc mở thêm quầy mới. Có kế hoạch triển khai nhóm sản phẩm mới như thực phẩm chức năng hoặc dịch vụ hỗ trợ khách hàng cần nhân sự chuyên trách.
* Thay thế nhân sự nghỉ việc hoặc luân chuyển
Một dược sĩ phụ trách chuyên môn xin nghỉ hoặc chuyển công tác. Cần bổ sung người thay thế ngay để tránh lỗ hổng và đảm bảo luôn có nhân sự đủ điều kiện pháp lý như Chứng chỉ hành nghề dược.
Khi có sự thay đổi về nhân sự có CCHN tại nhà thuốc như nghỉ thai sản, nghỉ tạm,… cơ sở kinh doanh có trách nhiệm thông báo và cập nhật danh sách người hành nghề với Sở Y tế nơi cơ sở đặt trụ sở trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thay đổi.
* Thuê ngoài không hiệu quả
Nhà thuốc đã từng sử dụng cộng tác viên hoặc thuê nhân sự part-time nhưng kết quả không đạt yêu cầu. Để đảm bảo chất lượng phục vụ, sự ổn định và tuân thủ chuẩn GPP, cần nhân sự full-time, lâu dài.
